وبلاگ شخصی -احمد سوری

فرض کنید یک مدیر هستید و می­‌خواهید یک تقویم اختصاصی داشته باشید تا در آن کارهای شخصی و شغلی خود را بنویسید؛ این امکان را هم داشته باشید که این کارها به شما یادآوری شود. یا اگر یک دانشجو هستید، می‌خواهید برنامه‌ی کلاسی خود را در یک تقویم مخصوص خودتان علامت­‌گذاری کنید؛ زمان کلاس‌ها هم به شما یادآوری شود تا سر وقت به کلاس برسید. ما به شما یک پیشنهاد می­‌کنیم برای این کار از قابلیت Appointment در Outlook استفاده کنید.

در تقویم Outlook دو قابلیت مهم وجود دارد:

1. Appointment (قرار – کار)
2. Meeting (جلسه)

یک Appointment یا قرار، می‌­تواند شخصی یا شغلی باشد، اما همیشه یک نفر یعنی خود شما، درگیر انجام آن هستید؛ مثلا خرید یک هدیه قبل از رفتن به خانه. اما برای ایجاد یک Meeting یا جلسه، نیاز است شما و تعدادی از همکاران‌تان در آن شرکت کنید؛ مثلا برگزاری جلسه مدیران.

ما در این درس به آموزش Appointment و تنظیمات مربوط به آن می­‌پردازیم؛ برای یادگیری مدیریت Meeting روی لینک زیر کلیک کنید:

مدیریت جلسات با Outlook

خب، حالا Outlook را باز کنید و از قسمت پایین و سمت چپ نرم افزار، روی Calendar یا تقویم کلیک کنید.

نکته: به صورت پیش فرض، تقویم Outlook میلادی است. یکی از قابلیت‌های جدید ویندوز ۱۰، پشتیبانی از تقویم شمسی است که با  فعال کردن آن می‌توانید از یک تقویم فارسی در ویندوز و اوت لوک خود لذت ببرید. پس به Control panel یا همان تنظیمات ویندوز بروید و روی Region کلیک کنید. از لیست کشویی Format گزینه Persian را انتخاب و سپس روی Ok کلیک کنید. حالا تقویم شما فارسی می‌شود. البته توجه داشته باشید که بعضی اوقات ممکن است بخواهید با شرکت­‌های خارجی همکاری کنید؛ پس تقویم میلادی هم به کار شما می‌­آید.

نماهای تقویم Outlook

تقویم Outlook شامل روزهای هفته، ماه و سال است و برای هر روز، ساعت آن هم نمایش داده می‌­شود. در گروه Arrange گزینه­‌هایی برای تنظیم نمایش تقویم، در اختیار دارید:

• Day (روز) برای نمایش روزها
• Week (هفته) کل هفته نمایش داده می­‌شود
• Month (ماه) کل روزهای ماه نمایش داده می­‌شود.
• از Schedule view هم برای زمان­بندی کارها و جلسات استفاده می‌­شود.

در قسمت بالای تقویم می‌­توانید شهر مورد نظر خود را انتخاب کنید. روی قسمت نشان داده شده در تصویر زیر کلیک کنید و سپس روی Add a location کلیک کنید. حالا اسم شهر خود را تایپ کنید. همچنین می‌توانید از وضعیت آب و هوا هم مطلع شوید. یک کادر جستجو هم در سمت راست وجود دارد که با استفاده از آن می‌­توانید برای جستجوی کارها و جلسات ثبت شده در تقویم استفاده کنید.

می­‌توانید کارهایتان را در تاریخ و ساعتی خاص، در تقویم Outlook اضافه کنید. تقویم Outlook دقایق یا ساعاتی قبل از زمان تعیین شده، انجام کار را به شما یادآوری می­‌کند. اگر زمان انجام دو کار با هم تداخل پیدا کنند، اوت لوک این موضوع را به شما گوشزد می­‌کند. پس در این آموزش با ما همراه باشید تا بتوانید کارهایتان را در تقویم تعریف و به درستی مدیریت کنید.

ایجاد یک Appointment در Outlook

همانطور که در بالا گفتیم، با استفاده از Appointment یا قرار، می­‌توانید کارهای شخصی یا شغلی خود را در تقویم Outlook تعریف کنید. برای این کار دو روش وجود دارد:

روش اول:

1. به نمای Month بروید. روز مورد نظر را انتخاب کنید.
2. سپس موضوع کار را تایپ ­کنید.

روش دوم:

1. روی روز موردنظر کلیک کنید. به سربرگ Home بروید و روی New Appointment کلیک کنید.
2. در قسمت Subject موضوع کار را تایپ کنید.
3. در قسمت Location مکان کار را مشخص کنید.
4. در قسمت Start time تاریخ و ساعت شروع کار را مشخص کنید.
5. در قسمت End time تاریخ و ساعت پایان کار را مشخص کنید.
6. روی Save & close کلیک کنید.

ایجاد یک یادآور (Reminder) در Outlook

حالا که یک کار در تقویم شما ایجاد شده است، شاید دوست داشته باشید که این کار به شما یادآوری شود. پس مراحل زیر را انجام دهید:

1. روی Reminder کلیک کنید.
2. زمان مورد نظر خود را از لیست کشویی انتخاب کنید.
3. در قسمت پایین این لیست، با کلیک بر روی Sound می­‌توانید آهنگ هشدار موردنظر خود را هم قرار دهید.
4. روی Ok کلیک کنید.

نکته: اگر نمی­‌خواهید یادآوری تعیین کنید، در لیست کشویی روی None کلیک کنید.

قفل گذاری Appointment

احتمالا بعضی از کارهای شما شخصی هستند؛ زمانی که تقویم را با دیگران به اشتراک می­‌گذارید، بقیه هم از کارهای شخصی شما مطلع می­‌شوند. یکی از قابلیت‌های اوت لوک، قفل گذاری روی کارهایی است که نمی­‌خواهید کسی از آنها مطلع شود:

1. به گروه Tags بروید.
2. روی Private کلیک کنید.

تعیین درجه اهمیت (اولویت) کار

شما می‌­توانید برای کارهای خود درجه اهمیت تعیین کنید. اگر کار شما مهم و ضروری است، روی High importance کلیک کنید. اگر کم اهمیت است، روی Low importance کلیک کنید.

تنظیم قسمت Show as

می‌­توانید وضعیت فعلی خود را هم برای دیگران مشخص کنید. مثلا اگر برای انجام یک کار می­‌خواهید به خارج از شرکت بروید، یا در زمان انجام کار کسی مزاحمتان نشود، می‌توانید یک نشانه برای کار خود انتخاب کنید. برای این کار، پنج نمونه نشانه در قسمت Show as وجود دارد:

• Working  Elsewhere: کار را باید در جای دیگری انجام دهید.
• Tentative: علاقه دارید در جلسه شرکت کنید ولی به دلیل فشردگی کارها ممکن است نتوانید در جلسه شرکت کنید.
• Busy: در هنگام انجام کار نمی‌­توانید به کارهای دیگر رسیدگی کنید.
• Out of office: در هنگام انجام کار باید به خارج از شرکت بروید.
• Free: در هنگام انجام کار می­‌توانید به کارهای دیگر هم رسیدگی کنید.

ایجاد کار تکرار شونده

بعضی از کارها ممکن است در طول ماه یا سال تکرار شوند. نیازی نیست این کارها را بارها و بارها به صورت دستی ثبت کنید؛ می­‌توانید با یک تنظیم کوچک، آنها را تکرارشونده تعریف کنید. خب پس مراحل زیر را انجام دهید:

1. روی Recurrence کلیک کنید.
2. پنجره‌­ای باز می‌­شود؛ در این پنجره نحوه تکرار، قابل تنظیم است. زمان شروع و پایان و مدت زمان کار با استفاده از ۳ منوی کشویی Start، End و Duration تنظیم می­‌شود.
3. کارهای تکرار شونده می‌­توانند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه تکرار شوند. هر کدام که مورد نظرتان است، انتخاب کنید.
4. گاهی اوقات، کار فقط باید در یک بازه­ زمانی انجام شود؛ مثلا فقط امسال. بنابراین در بخش Range of recurrence بایستی این محدوده را مشخص کرد که در این قسمت ۳ گزینه وجود دارد:
5. End by: از این گزینه زمانی استفاده می­شود که زمان پایان کار را دقیقا می‌­دانید.
6. End after: در کادر جلوی این گزینه عدد موردنظر را وارد ­کنید در این صورت به تعداد عدد وارد شده در این کادر، کار تکرار می­شود.
7. No end date: با انتخاب این گزینه کار تا سال‌های سال انجام خواهد گرفت.
8. روی Ok کلیک کنید.

ایجاد یک Appointment بدون محدودیت زمانی

ممکن است شما کاری را بخواهید در تقویم قرار دهید که زمان انجام آن مهم نیست. این کار در هر ساعت از شبانه روز انجام شود، مشکلی نداشته باشد. مثلا مطالعه یک صفحه از کتاب در یک روز. برای این کار مراحل زیر را انجام دهید:

همانطور که در ابتدای آموزش گفتیم، کار مورد نظر را ایجاد کنید. در پنجره باز شده، گزینه All day event را تیک دار کنید. در این صورت قسمت Start time و End time غیرفعال می­‌شود.

حذف یک Appointment                                

برای حذف یک Appointment مراحل زیر را انجام دهید:

1. روی کار مورد نظر کلیک کنید.
2. حالا روی Delete کلیک کنید.
3. اگر کاری که حذف می­‌کنید، یک کار تکرار شونده باشد، پنجره‌­ای باز می­‌شود. اگر گزینه Delete Occurrence را انتخاب کنید، تنها Appointment جاری حذف خواهد شد.
4. اگر Delete Series را انتخاب کنید، کار از تمام هفته­‌های تقویم حذف خواهد شد.

جمع­ بندی

در این آموزش یاد گرفتید که چگونه کارهایتان را در تقویم Outlook ثبت کنید و آنها را قفل­‌گذاری کنید تا کسی به آنها دسترسی نداشته باشد. همچنین آموختید برای کارهایتان یادآور تنظیم کنید تا همیشه سروقت به کارهایتان برسید. پس این قابلیت به شما کمک می‌کند تا نظم بیشتری داشته باشید و با برنامه‌ریزی درست، زمان خود را بهتر مدیریت کنید.