وبلاگ شخصی -احمد سوری

اصل پارتو یا قانون 20/80 (که به قانون اندک بخش حیاتی یا اصل تُنُکی فاکتور نیز شهرت دارد) بیان می‌کند که در بیشتر مواقع، 80 درصد نتایج از 20 درصد دلایل به وجود می‌آید.

گفته می‌شود اصل پارتو برگرفته از نظریه اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو است که نظریه 20/80 را در سال 1896 و در دانشگاه لوزان مطرح کرد. ویلفردو پارتو در نظریه خود بیان کرده بود که 80% زمین‌ها در ایتالیا، تنها در مالکیت 20% از جمعیت کشور است.

قاعده کلی در کسب و کار هم می‌گوید 80% از فروش مجموعه از قبال فروش به تنها 20% از مشتریان به دست می‌آید. از نظر ریاضی هم اصل پارتو یا قانون 20/80، قانون توزیع نامتقارن نامیده می‌شود. قانون 20/80 به قانون توزیع پارتو هم مشهور است.

اصل پارتو با بهره‌وری پارتو کاملاً نزدیک به هم هستند. پارِتو این دو مفهوم را با کمک موضوعات مربوط به توزیع درآمد و ثروت در جامعه تعریف نموده است.

نظرات سایرین در خصوص اصل پارتو یا قانون 20/80

پس از آنکه پارتو مشاهدات خود در خصوص توزیع نامتوازن ثروت را صورت داد و یافته‌ها و فرمول خود را منتشر کرد، دیگران نیز این اصل را در حوزه‌های مختلف مورد آزمون قرار دادند. دکتر یوران، فردی که در فاصله سال‌های 1930 تا 1940 در ایالات متحده مشغول به کار بود متوجه اصلی جهان‌شمول شد که او آن را «اندک بخش حیاتی و بخش عظیم بیهوده» نامید.

نبودِ دقت کافی در نظریه‌ها و مقالات ابتدای یوران مشخص کرد که او ملاحظات و نظریه‌های پارتو در اقتصاد را در حوزه خود کپی کرده است. اما بعدها نظرات و تئوری‌های او به قدری قوی شد که انجمن کیفیت ایالات متحده تا جایی پیش رفت که قصد داشت نام اصل پارتو را به اصل یوران تغییر دهد.

اما در نهایت مشاهدات دکتر یوران که آن را «اندک قسمت حیاتی و قسمت عظیم بیهوده» نامیده بود به همان اصل پارتو در تمام جهان معروف شد.

معنا و  مفهوم قانون 20/80 برای ما

براساس این قانون می‌توان گفت همه چیز (از جمله کارمندان و مشتریان) دارای 20% حیاتی و 80% بیهوده هستند.

• پارتو اولین جرقه ذهنی‌اش با مشاهده مالکیت 20% افراد بر 80% زمین‌ها بوده است. در ایتالیا 80% از رفاه در اختیار 20% از افراد قرار گرفته است.
• یوران بر این نظر بود که 20% نقص‌ها در محصولات، 80% مشکلات در محصولات را به وجود آورده است.
• مدیران پروژه هم همواره گفته‌اند 20% از کارها (معمولاً 10% اولیه و 10% انتهایی کار) 80% زمان و منابع را به خود اختصاص می‌دهد.

به این ترتیب، شاید بتوان قانون 20/80 را تقریباً به همه چیز تعمیم داد، از علوم مدیریتی گرفته تا جهان فیزیکی اطرافمان. مثلاً 20% اجناس ما حدوداً 80% حجم انبار را اشغال می‌کند. 80% اجناسی که تولید می‌کنیم مواد اولیه‌شان توسط 20% تامین‌کنندگان ما تامین می‌شود. یا حدود 80% از درآمد حاصل از کسب و کار ما توسط 20% از تیم فروش ما تحقق می‌یابد. تنها 20% از کارمندان ما 80% از مشکلات را ایجاد می‌کنند و این در حالی است که 20% از کارمندان 80% از کل تولید را محقق می‌کنند.

نحوه یاری‌رسانی اصل پارتو به کسب و کار

ارزش اصل پارتو در مدیریت کسب و کار با یادآوری و اهمیت توجه افراد بر لزوم حفظ تمرکز بر 20% مهم کسب و کار خود را تثبیت می‌کند. برای مثال یکی از موضوعات مهمی که باید در کسب و کار مورد دقت قرار گیرد این است که از مجموعه کارهایی که در یک روز در محیط کار انجام می‌گیرد تنها 20% آن‌ها مهم بوده و آن 20%، 80% نتایج را برای ما و سازمان ما نتیجه دارند. بنابراین بسیار مهم است که آن 20% کار را شناخته و تمرکزمان نیز کاملاً بر آن‌ها متمرکز باشد.

این مورد در برنامه‌ریزی و تعیین KPI کارمندان بسیار اهمیت دارد. باید همواره در نظر داشته باشیم اگر کاری از قلم افتاده و به طور کامل انجام نگرفته آیا جزو این 20% هست یا خیر. اگر جزو این 20% باشد حتماً باید کار به دقت انجام گیرد.

یادمان باشد که تنها سخت کار کردن و هوشمندانه کار کردن اهمیت ندارد، بلکه باید تمرکزمان را برای کارهای هوشمندانه خرج کنیم.

چگونه از اصل پارتو یا قانون 20/80 برای مدیریت کارکنان استفاده کنیم؟

یکی از عوامل مهم در موفقیت یک کسب‌وکار، کارکنان آن مجموعه هستند. مسئولبت‌پذیر بودن، ماهر بودن و باتجربه بودن کارکنان با رشد و موفقیت یک کسب‌وکار در رسیدن به اهدافش رابطه مستقیم دارد. اصل پارتو یا قانون 20/80 در محیط کار به این معنی است که 80 درصد مسئولیت و کار بر عهده 20 درصد از کارمندان است.

این موضوع به این معنی است که بیشتر کاری که در یک مجموعه انجام می‌شود را تنها تعداد کمی از کارمندان انجام می‌دهند. این افراد معمولاً رهبران، مدیران و افرادی هستند که نظراتشان حائز اهمیت است. با این حال، در اغلب اوقات شناخت این 20 درصدر از کارکنان کار دشواری است. برای مثال، ممکن است که در یک دپارتمان مدیر یا رهبر گروه به درستی کار نکند و بیشتر تصمیم‌گیری‌ها از سوی نایب او صورت بگیرد. شاید تعجب کنید، اما این اتفاق کاملاً مرسوم است.

یکی دیگر از تفسیرهای اصل پارتو در محیط کار چنین بیان می‌کند که «بیشتر مشکلات در یک سازمان توسط تعداد کمی از کارکنان ایجاد می‌شود». به زبان ساده، آن‌ها کار نمی‌کنند یا کم کاری می‌کنند و یا اشتباهات زیادی را مرتکب می‌شوند. همین موضوع سبب از بین رفتن زمان، انرژی و منابع می‌شود.

اما راه کار حل این معضل چیست؟ تشویق کارکنان به رشد، مسئولیت‌پذیری و مشارکت در کارها یکی از دستاوردهای بزرگ استفاده از قانون 20/80 در محیط کار است. در ادامه به شما خواهیم گفت چگونه می‌توانید با استفاده از اصل پارتو در محیط کار عملکرد کارکنان خود را بهبود بخشید.

کارمندان شما باید %80 از تصمیمات را بگیرند

بهترین ویژگی قانون 20/80 این است که رهبران و مدیران را مجبور می‌کند تا اعضای تیم خود را هدایت، تربیت و قدرتمند کنند. در شرکت‌های بزرگ تکنولوژی مانند گوگل یا اینتل، مدیران از OKRها برای ایجاد حس مسئولیت در کارکنان خود استفاده می‌کنند. به این ترتیب کارمندان این دو شرکت بزرگ خودشان اهدافشان را تعیین کرده و راهکار رسیدن به آن اهداف را شناسایی می‌کنند. این کار به کارمندان فرصت می‌دهد تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند، عمیق‌تر به مسائل بنگرنذ و در رشد مجموعه مشارکت کنند. به عنوان رهبر یا مدیر، شما نباید درباره بیش از %20 مسائل تصمیم‌گیری کنید.

80 درصد وقت خود را به گوش دادن به صحبت‌های کارمندان اختصاص دهید

مهم‌ترین نقش یک رهبر یا مدیر هدایت اعضای تیمش است. بنابراین، %80 وقت شما باید به گوش دادن به اعضای تیم و هدایت آن‌ها اختصاص یابد (یادتان باشد که راهنمایی و هدایت با اینکه به آن‌ها بگوییم چه کار کنند کاملاً تفاوت دارد). در حالت ایده‌آل، پس از آنکه انتظارات و توقعاتی که از کارمندان دارید را به آن‌ها ابلاغ کردید و راهنمایی‌های لازم را انجام دادید، به عنوان یک رهبر یا مدیر اکنون باید به صحبت‌های کارکنان‌تان گوش دهید تا از پیشرفت کار و نحوه انجام کارها مطلع شوید.

فرآیند مدیریت بر عملکرد را بازنگری کنید

یکی از بزرگترین ترندهای مدیریت منابع انسانی بازنگری فرآیند مدیریت بر عملکرد است. مهم است که با کارمندان بیش فعال متفاوت برخورد کنید. در غیر این صورت، آن‌ها احساس می‌کنند که برای عملکردشان ارزش قائل نیستید. برای مثال، اگر بهترین کارکنان خود را مانند کارمندان متوسط تشویق کنید، مطمئن باشید که شما را در مدتی کوتاه شما را ترک خواهند کرد. همچنین، نباید زمان زیادی را صرف کارمندانی که عملکرد ضعیفی دارند کنید. صرف زمان زیاد برای تقویت کارمندان ضعیف ممکن است باعث شود سایر کارکنانتان نیز به مرور دلسرد شده و عملکردشان تضعیف شود.

از طرف دیگر فراهم کردن مزایا (مانند افزایش حقوق، بیمه درمانی بهتر، برنامه‌های تفریحی و …) برای کارکنان نمونه‌تان می‌تواند باعث شود که عملکرد این افراد بهتر از قبل شود و کارمندان متوسط نیز انگیزه بیشتری برای کار کردن داشته باشند.

اجازه دهید کارمندان بر روی %20 مهمترین تصمیم‌گیری‌ها تمرکز کنند

در هر شرکت، کار روزانه شامل کلی ریزه کاری و کارهای جزئی وقت گیر مانند جواب دادن به تلفن، درست کردن گزارش، خواندن ایمیل و … است. با این حال، اگر اجازه دهید که کارکنان در تصمیم‌گیری‌های مهم نقش داشته باشند، آن‌ها دستاوردهای بیشتری به ارمغان خواهند آورد. برای مدیران مهم است که به سرعت به کارکنان فیدبک بدهند تا مطمئن باشند که کارکنانشان در مسیر درست قرار دارند. مشارکت دادن کارمندان در تصمیمات مهم باعث می‌شود به جای آنکه آن‌ها فقط نیارهای یک پروژه را برطرف کنند، بتوانند بر روی کارهایشان تمرکز کنند و آن‌ها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

قانون 20/80 یکی از مفاهیم مدیریتی است که امروزه بیش از هر زمانی اهمیت پیدا کرده است. شاید شما هم اکنون از این قاعده در مدیریت اعضای تیم خود استفاده می‌کنید، اما تا این موضوع بی اطلاع بوده‌اید. روش‌های مختلفی برای استفاده از این اصل در محیط کار وجود دارد که مدیریت کارکنان را آسان‌تر کرده و رسیدگی به امور را امکان‌پذیرتر می‌کند.