وبلاگ شخصی -احمد سوری

ه : گاهی نامه های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود میگیرد. مثلا نوشته هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ” نامه های مالی ” خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند :  نامه های مالی، نامه های بازرگانی، نامه ی فنی، نامه های حقوقی، نامه های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.

نکته : نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به “عادی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه بندی میشوند.

نکته : نامه های اداری از لحاظ  حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه بندی میشوند.

.

ویژگی های ظاهری نامه اداری:

• نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. ( کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است )

• سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.

• حدالامکان نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.
• نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلا ایده ی خوبی نیست.
• اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه میزنید، نامه را حتما درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.
• اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و ..) مکاتبه میکنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. میتوانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید.

.

نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی :

• نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم) [نکته: از عباراتی مثل “به نام دوست”، “با یاد او”، و …  استفاده نکنید.]
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است. [نکته : نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست : ندارد) یا (پیوست : _ ) ]
• تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و عنوان و متن نامه راست-چین.
• در نامه هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.
• در نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا «محرمانه».
• بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، میتوانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
• سعی کنید برای نامه هایتان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
• در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)