۳۱ فروردين ۰۰ ، ۱۷:۳۶
بعضی از اصول نگارش نامه های اداری
در نوشتن نامه های اداری سه اصل را در نظر داشته باشید. ۱- دقت (درستی) ۲- اختصار ۳- وضوح (روشنی)
فراموش نکنید که هدف رسیدن به خواسته ای مشخص در کمترین زمان ممکن است.
نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید :
- از زیاده گویی پرهیز کنید.
- کلمات احساسی استفاده نکنید.
- مختصر و صریح بنویسید. حاشیه پردازی نکنید.
- تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
- با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام ، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد.
- از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و ..) درست و به جا استفاده کنید.
- از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
- در نامه های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
- از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
- ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.
- بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید.
