ایجاد محدودیت‌ها و الزاماتی برای مدیریت زمان
منبع: کتاب Little things matter
مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی
قسمت هفتم
در قسمت‌های قبلی به جایگاه و اهمیت مدیریت بهینه زمان در مبحث خودمدیریتی پرداختیم و نکاتی را در این زمینه مطرح ساختیم. در ادامه نیز خواهیم کوشید تا راه‌هایی را معرفی کنیم تا افراد بتوانند با کمک آنها به مدیریت خودکار زمان خود شکل بهتری ببخشند و اتلاف وقت ارزشمندشان رابه حداقل برسانند. این راه‌حل‌ها بسیار ساده و به آسانی قابل پیاده کردن هستند به شرطی که به‌طور جدی به آنها نگاه کرد و اجرای آنها را به بخشی جدایی‌ناپذیر از فعالیت‌های روزانه خود تبدیل کرد.
فهرستی از کارهایی که نباید انجام دهید تهیه کرده و آن را به‌طور دقیق اجرا کنید
هنگامی که برای شما مشخص شده باشد که انجام بعضی کارها به زیان شما بوده و خواهد بود و افسوس شما را به دنبال خواهد داشت، بهتر است فهرستی از چنین کارهایی را تهیه کرده و از انجام آنها به‌طور جدی اجتناب کنید، چرا که از قدیم گفته‌اند جلوی ضرر را هر وقت بگیرید منفعت است.
زمان اوج کاری را شناسایی و برای آنها برنامه‌ریزی کنید
همه ما در ساعات و روزهای کاری خاصی با تراکم کارها مواجه می‌شویم که در اغلب موارد این مساله باعث سردرگمی و کاهش بهره‌وری کاری ما می‌شود درحالی که برای بسیاری از ما این مساله قابل پیش‌بینی و پیشگیری است؛ بنابراین باید برای ساعات و روزهای اوج کاری‌تان برنامه‌ریزی مدون و هوشمندانه‌ای داشته باشید تا در آن زمان‌ها بالاترین میزان بهره‌وری را ارائه دهید.
حتما زمانی را برای تجدید قوا و استراحت در محل کارتان اختصاص دهید
بعضی‌ها فکر می‌کنند یک کارمند کوشا و پرکار کسی است که یکسره و بی وقفه کار کند و هیچ زمانی را بدون کار کردن نباید بگذراند درحالی که به هیچ عنوان چنین نیست و استراحت کردن و تجدید قوا در هر کاری لازم و مفید است به شرطی که برنامه‌ریزی شده و هدفمند باشد و در نهایت به بیرون رفتن استرس‌ها و فشار‌های کاری از تن افراد کمک کند.
دفتر و میز کارتان را مرتب نگه دارید
محل کار تمیز و مرتب که در آن همه چیز سر جایش قرار دارد، علاوه‌بر اینکه احساس خوب و مثبتی به افراد می‌دهد باعث می‌شود تا اتلاف وقت به حداقل برسد. هنگامی که همه چیز مرتب است دیگر نیازی نیست کلی وقت صرف جست‌وجو برای پیدا کردن چیزهای مختلف شود. پس هر چیزی را که به آن در محل کارتان نیاز دارید در محل مشخصی قرار دهید تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن آن را بیابید و استفاده کنید.
پروژه‌هایی را که تعهد یا اطمینانی برای تمام شدن شان ندارید اصلا آغاز نکنید
تجربه نشان داده یکی از مهم‌ترین عوامل تلف کننده وقت مدیران و کارمندان، انجام کارها و پروژه‌هایی است که آنها تعهدی به انجام کامل‌شان ندارند و انجام همین فعالیت‌های حاشیه‌ای است که افراد را از انجام وظایف اصلی و فعالیت‌هایی که حتما باید در موعد مقرر به پایان برسند باز می‌دارد.
