اتوماسیون اداری بر پایه مایکروسافت
امروزه با توجه به گسترش وسیع تکنولوژی و نیاز شرکت‌‌ها، کمپانی‌ها و ادارات، انجام پروژه‌ها و فعالیت‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن، دیگر به روش‌های قدیمی ارتباطی بین اعضای یک تیم اداری و انجام کارهای روزانه به سبک‌های قدیمی امکان‌پذیر نیست. اتوماسیون اداری جایگزینی مناسب برای کاهش تعداد افراد دخیل در یک فرایند است که به سرعت‌بخشی و هماهنگی بیشتر کمک می‌کند. در این مقاله قصد داریم تا به معرفی اتوماسیون اداری بر پایه مایکروسافت بپردازیم.
اتوماسیون اداری بر پایه مایکروسافت
مایکروسافت در طول سال‌های گذشته نرم افزارهای مختلفی را انتشار داده است. نرم افزار‌هایی که کارهای زمان گیر را آسان کرده و سبب شده‌اند تا اتوماسیون اداری بر پایه مایکروسافت به یکی از اولویت‌های ادارات و صنعات مختلف در ایجاد نظم، هماهنگی و یکدستی فرایند‌ها تبدیل شود. در ادامه به معرفی این نرم افزارها و دلیل استفاده از آنها می‌پردازیم.
چرا اتوماسیون اداری بر پایه مایکروسافت؟
دو دلیل اصلی برای استفاده از مایکروسافت در اتوماسیون اداری وجود دارد:
- مایکروسافت گستره وسیعی از نرم افزارها و محصولات را فراهم آورده است که تکمیل فرایندهای اداری از ایده اولیه تا مراحل پایانی را تضمین می کنند.
- دومین مزیت استفاده از محصولات در اتوماسیون اداری استفاده راحت از آنها با یک نام‌کاربری و رمز است. اگر شما فقط یک حساب کاربری داشته باشید میتوانید از آن در تمام محصولات مایکروسافت آفیس استفاده کنید.
مایکروسافت در چه زمینه هایی به اتوماسیون کمک می کند؟
محصولات مایکروسافت در بخش‌های مختلفی موجود می‌باشند که با توجه به نیاز ادارات می توان از ظرفیت آنها استفاده کرد. کاربرد این نرم افزاها شامل تولید مقاله، انجام ارائه، مدیریت اطلاعات و افراد و… می باشد.
نرم افزارهای مورد استفاده مایکروسافت در اتوماسیون اداری
اکسل (Excel)
اکسل (Excel) یک نرم‌افزار پرکاربرد است که بوسیله آن میتوانید اطلاعات را ذخیره و عملیات‌های مختلف را بر آنها پیاده سازی کنید.
مایکروسافت اوت لوک (Microsoft Outlook)
مایکروسافت اوت‌لوک(Microsoft Outlook) از کاربردی‌ترین نرم افزارها در مدیریت اطلاعات، دریافت، ارسال و ذخیره ایمیل‌های ادارات میباشد. به علاوه، این امکان وجود دارد که این برنامه را برای مدیریت اطلاعات شخصی به کار برد.
مایکروسافت لینک(Microsoft Lync)
با استفاده از ویژگی‌های مایکروسافت لینک(Microsoft Lync) می‌توان تعاملات داخلی و خارجی را انجام داد و از قابلیت‌های پیام‌دهی، تماس‌های صوتی، و کنفرانس‌های ویدیویی آن بهره برد.
مایکروسافت شیرپوینت(Microsoft Sharepoint)
برای اینکه با افراد داخل سازمان خود تعامل داشته باشید بهترین گزینه شیرپوینت(Sharepoint) است. این محصول با ظرفیت‌های فوق العاده خود نظیر مدیریت محتوا و اسناد، CMS و دیگر قابلیت‌ها به شما این امکان را می‌دهد تا تجربه‌ای عالی از اتوماسیون اداری بر پایه مایکروسافت داشته باشید. این محصول با استفاده از دیتابیس‌های SQL سطح جدیدی از اتوماسیون اداری را فراهم می کند.
وان درایو(Microsoft OneDrive)
محصول دیگر مایکروسافت که OneDrive نام دارد فضایی را برای شما تامین می‌کند که میتوانید در آن فایل های خود را آپلود کرده و به آنها از هر دستگاه دیگری دسترسی داشته باشید. همچنین میتوانید فایل‌ها را از هر نقطه‌ای ویرایش کرده و یا این اجازه را بدهید که کاربران دیگری در آنها تغییرات ایجاد کنند.
آفیس 365 (Microsoft Office 365)
برای دسترسی و ویرایش فایل‌‌های آنلاین میتوانید از Office 365 بهره ببرید. این نرم‌افزار سرویس‌هایی را در اختیار شما می‌گذارد که از ورژن های میزبان شده (Hosted versions) نرم‌افزاری های Exchange Server، SharePoint و Lync استفاده می‌کنند. به علاوه به شما امکان دسترسی به وب اپلیکیشن و نرم‌افزاری‌های مایکروسافت را می دهد.
مایکروسافت اژور(Microsoft Azure)
شرکت‌های بزرگ می‌توانند از مایکروسافت اژور(Microsoft Azure) استفاده کنند. این محیط پلتفرمی که مانند یک سرویس است عمل می کند این امکان را می‌دهد تا برنامه‌های مورد نیاز تولید شوند.
مایکروسافت دات نت(Microsoft .NET)
Microsoft’s .NET که یک فریم‌ورک (framework) مایکروسافت میباشد نیز این امکان را به شما می‌دهد تا اپ‌های مورد نیاز خود را بنویسید.
سی آر ام (CRM)
آخرین محصول مایکروسافت CRM یک نرم‌افزار مدیریتی است که به شما در برقراری و مدیریت ارتباط با مشتریان خود در کنار مدیریت محصولات و بازاریابی کمک می کند.
