وبلاگ شخصی -احمد سوری

در نوشتن نامه های اداری سه اصل را در نظر داشته باشید. ۱- دقت (درستی) ۲- اختصار ۳- وضوح (روشنی)
فراموش نکنید که هدف رسیدن به خواسته ای مشخص در کمترین زمان ممکن است.

نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید :

• از زیاده گویی پرهیز کنید.
• کلمات احساسی استفاده نکنید.
• مختصر و صریح بنویسید. حاشیه پردازی نکنید.
• تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
• با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام ، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و ..) درست و به جا استفاده کنید.
• از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
• در نامه های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
• از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
• ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.
• بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید.