ساخت اکانت در مایکروسافت اوتلوک
اولین و مهم ترین کاری که باید انجام دهید تنظیم یک account است. برای این کار در منوی tools گزینه email accounts را انتخاب کنید اگر می خواهید accountهای قبلی را تغییر دهید view or change existing email و در صورت تمایل به اضافه کردن account جدید add anew e-mail را انتخاب کنید با فشردن کلید next می توانید به مرحله بعد برسید.
در این قسمت باید نوع سرور پست الکترونیکی خود را مشخص کنید. این قسمت را باید از سرویس دهنده پست لکترونیک خود بپرسید: البته معمولا باید گزینه pop3 را انتخاب کنید که رایج ترین پروتکل برای این کار است (مثلا برای hotmail باید گزینه http را انتخاب کنید) در قسمت بعد باید اطلاعات خود را وارد کنید در قسمت user information ، بخش your name برای نام و نام خانوادگی شماست و email address همان پست الکترونیکی است که قصد دریافت و ارسال از طریق اوت لوک را دارید که باید مشخصات خود را وارد کنید.
در قسمت server information در بخش mail server incoming و outgoing mail server باید نام سرور پست الکترونیک خود را وارد کنید (که البته این را هم بهتر است از سرویس دهنده بپرسید.) در قسمت login information باید شناسه کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید اگر می خواهید در هر بار دریافت و ارسال نامه کلمه عبور از شما پرسیده نشود remember password را انتخاب کنید.
out look اطلاعات وارد شده را تست می کند و خطاهای احتمالی را به شما گزارش می دهد ممکن است بعضی از سرورهای پست الکترونیک به تنظیمات بیشتری نیاز داشته باشند که در این صورت با فشردن کلید more settings متوانید این تنظیمات را انجام دهید (البته این تنظیمات برای هر سرور متفاوت است و باید پرسیده شود.)
در اولین گزینه این قسمت یعنی general می توانید نام account ساخته شده را که با نام پیشفرض سرور تعیین شده است، تغییر دهید. در آخرین گزینه آن یعنی advanced شما می توانید شماره پورتهای دریافت وارسال نامه ها را تغییر دهید همچنین در قسمت آخر آن یعنی delivery می توانید تعیین کنید که نامه ها پس از انتقال نرم افزار اوت لوک از روی سرور حذف شوند یا خیر . پس از تمام کردن این قسمت account شما در نرم افزار اوت لوک ساخته شده است .
برای تغییر تنظیمات خود در منوی tools با انتخاب email accounts و سپس existing view orchange می توانید account خود را تغییر دهید یا حتی حذف کنید.
با فشردن کلید send/receive سرور پست الکترونیکی شما چک می شود و نامه های جدید به دایرکتوری inbox انتقال می یابند و نامه هایی که در دایرکتوری outbox هستند آماده ارسال شده و به sent items منتقل می شوند تا این قسمت شما قادر به دریافت و ارسال نامه ها از طریق اوتلوک هستید. حال اگر چند پست الکترونیک مختلف داشته باشید می توانید برای هر کدام یک دایرکتوری جداگانه ایجاد کنید و با استفاده از تعریف یک قانون (rule)، نامه های رسیده به هر پست الکترونیک را به دایرکتوری مخصوص آن ارسال کنید.
برای ایجاد دایرکتوری جدید در منو فایل گزینه new و سپس folder را انتخاب کنید. برای تعریف یک قانون در منوی tools گزینه rules wizard را انتخاب کنید با فشردن کلید new می توانید یک قانون جدید اضافه کنید می توان بر حسب محتوای نامه موضوع نامه ،فرستنده،گیرنده و موارد دیگر نامه ها ، برای آنها قانون تعریف کرد و آنها را به دایرکتوری های مختلف فرستاد یا کارهای دیگری انجام داد.
همچنین می توانید start from a blank rule را انتخاب کنید تا گزینه های بیشتری برای ایجاد یک قانون در دسترس شما باشند پس از انتخاب می توانید برای نامه های رسیده یا فرستاده شده قانونی را تعریف کنید.
با انتخاب check messages when they arrive و زدن کلید next می توانید برای نامه هایی که دریافت کرده اید قانون بسازید مثلا با نتخاب where my name is in the to or cc box و فشردن کلید next و در مرحله بعد با انتخاب move it to the specified folder و کلیل روی specified در پنجره پایین و تعیین نام یک دایرکتوری می توانید نامه های رسیده بر هر پست الکترونیک خود را به یک دایرکتوری مخصوص به خود بفرستید.
