وبلاگ شخصی -احمد سوری

در بین مدلهای سرآمدی کسب و کار مدل «بنیاد اروپائی مدیریت کیفیت» یا EFQM, Eropean Foundation for Quality Management معروفترین مدل می‌باشد بهبود مستمر(بهبود افزایشی، بهبود نردبانی) یک فرایند یا ابزار بهبود بهره‌وری است که قصد دارد یک رشد ثابت و سازگار و بهبود در تمامی قستمهای یک فرایند یا فرایندها ایجاد کند. بهبود مستمر پایایی فرایند و امکان بهبود آن را در آینده تضمین می‌کند. وقتی قصد، رشد سازمان و توسعه ترقی باشد، شناختن تمامی فرایندها و توسعه تحلیل اندازه‌گیری هر یک از مراحل فرایند ضروری است. بعضی از ابزارهای بهبود مستمر شامل تحلیل اقدامات اصلاحی، فعالیتهای پیشگیرانه، ممیزی داخلی و رضایت مشتری می‌باشند. سیستمهای مدیریتی ISO مانند سیستم مدیریت کیفیت یا سیستم مدیریت زیست‌محیطی از این ابزار استفاده می‌کنند تا تضمین کنند که هدف کلی یک سازمان بدست آمده‌است. 

یکی از قدرتمندترین ایده‌هایی که دمینگ ارائه کرد، چرخه بهبود مستمر بود. این چرخه چهار مرحله دارد:

نخستین مرحله، برنامه‌ریزی برای تغییر هر چیزی است که تلاش می‌کنید بهبود یابد.

مرحله دوم، انجام آن تغییر در مقیاسی کوچک است.

سومین مرحله، مشاهده و بررسی نتایج

چهارمین مرحله، تصمیم‌گیری و اقدام مجدداست.

سپس این چرخه بارها و بارها تکرار می‌شود. هیچ‌کس در یک چرخه تغییری ایجاد نمی‌کند که در چرخه بعد آن را نفی کند. این فقط اتلاف وقت است. وقتی تغییری را برنامه‌ریزی می‌کنید، به خود می‌گویید: «من معتقدم که این تغییر اوضاع را بهتر می‌کند» اگر این طور نشد، شما درس بزرگی از این شکست آموخته‌اید. 

هرچه شما روند کار خود را بهبود می‌بخشید، هم‌زمان دانش خود را در مورد این روند کار بهبود بخشیده‌اید. بهبود محصول و فرایند، مستلزم درک بیشتر و نظریه بهتر است. 

شاید این امر چیزی بیش از کاربرد روش علمی در کسب و کار نباشد، ولی بهبود محصول و فرایند تنها در این صورت ممکن می‌گردد. 

بهبود مستمر به عنوان موثرترین راه برای بهبود بازده و بهبود کیفیت در شرکتها شناخته شده‌است.

بهبود مستمر نیاز به موارد زیر دارد:

پشتیبانی مدیریت

مراحل بازخورد و تجدید نظر

مالکیت واضح فرایند

صاحب اختیار بودن کارمند

قابل لمس بودن ماتریس‌ها به طوری که بتوان نتیجه پیشرفتهای فرایندها را اندازه‌گیری کرد.

بهبود مستمر می‌تواند در قالب نتیجه یک بازنگری یا ارتقای رسمی خدمات یا به عنوان یک فعالیت پیشگیرانه توسط هر فردی که یک فرایند را اجرا می‌کند انجام شود. 

در اینجا قویا پیشنهاد می‌شود که بهبود مستمر به صورت یک فعالیت پایدار با اجرای مداوم دیده شود نه به صورت یک ترمیم سریع و ناگهانی. 

برای بهبود هر فرایندی مراحل زیر باید انجام شود:

فرایند اصلی و جاری باید به صورت واضح و روشن تعریف شده و مستند شود

چندین مثال از معایب و نقصهای فرایند جاری باید مطرح شود.

ذینفعان یک فرایند باید در تمامی بحثهای مربوط به توسعه درگیر باشند

محیط شفافی لازم است در زمانی که فرایند جاری تجزیه و تحلیل می‌شوند و عوامل کاستی و نکات ضعف فرایندها شناخته می‌شود و در توصیه‌ها و راه حلهای پیشنهادی برای توسعه و پیشرفت.

هر بهبودی در فرایند باید مورد موافقت قرارگرفته، مستند گردد، مکاتبه شود و سنجه‌های آن در زمانهای مناسب اندازه‌گیری شود تا بتوان سطح و میزان موفقیتی که بدست آمده اندازه‌گیری کرد و بتوان مشخص کرد که توسعه و بهبود بیشتری نیاز است یا خیر.

بهبود مستمر می‌تواند اغلب با کاهش پیچیدگی و کاهش نقاط بالفعل ناتوانی و شکست (بوسیله بهبود ارتباطات، ابزار و کنترل خودکار) و گذاشتن نقطه‌های مقابله و امن نگهداشتن در مکان برای حفظ کیفیت در جریان اجرای فرایندها بدست آید.